الاستعداد لموسم الفعاليات: ما يجب عليك فعله لتعزيز مشاركتك كشركة في الأحداث والفعاليات 

وبالنظر إلى أجندة منطقة الخليج، فمن الواضح أنها مليئة بالفعاليات التي ستقام قريبًا. وليس من المستغرب أن تكون المنتديات والمعارض وحفلات توزيع الجوائز كثيرة، حيث تمثل الفعاليات بجميع أنواعها الملتقى الرئيسي للتواصل مع المتخصصين في مجالات الصناعة، وزيادة الوعي بالعلامة التجارية، وإقامة علاقات جديدة مع العملاء وإبرام شراكات جديدة.

ومع ذلك، فإن النطاق اللامحدود للمشاركة في الفعاليات المحتملة، يجعل منها بدون شك تحديًا لصناع القرار في تحديد خياراتهم.

وفيما يلي بعض النصائح التي ستساعدك على اتخاذ قرار مستنير: 

1. قم بتخصيص وقت للبحث: خصص وقتًا للبحث في الفعاليات خلال فترة الستة أشهر القادمة، ثم أعد قائمة بها مع التفاصيل الضرورية. وأثناء كتابة هذه القائمة، ضع في اعتبارك عناصر مثل: السوق المستهدف والقطاعات ذات الصلة وصناع القرار داخل تلك القطاعات. وعليك ألا تضع في اعتبارك إضافة فعالية إلى قائمتك إلا إذا كانت جميع العوامل مواتية لك. وبالإضافة، تحقق مما إذا كان الاشتراك يتضمن رسومًا أو إذا كانت هناك حاجة إلى ميزانية تسويق إضافية لتأمين فرصة التحدث العام وإلقاء الخطب، لأن هذا يساعد في التخطيط الرصين للميزانية.

2. استكشف فرص الرعاية بناءً على ميزانية التسويق الخاصة بك: بناءً على ميزانية التسويق الخاصة بك، يمكنك البحث عن فرص للرعاية، حيث تعتبر رعاية الفعاليات طريقة ممتازة لتعزيز الوعي بالعلامة التجارية ورفع مستوى حضورك والوصول إلى الجمهور المستهدف. إن خبراء العلاقات العامة هم من عليك أن تستشيرهم، لأنه غالبًا ما تكون لديهم علاقات قوية مع منظمي الفعاليات، حيث يمكنهم المساعدة في تأمين العروض المناسبة وتقليل كلفة استثماراتك، مع تحقيق أقصى حد ممكن من النتائج.

3. قم بصقل مهارات الاتصال الخاصة بك: تتطلب هذه المرحلة تحسين استراتيجية الاتصال الخاصة بك، حيث يعتبر الحصول على مشورة الخبراء من المتخصصين في العلاقات العامة أمرًا حيويًا. ومن المرجح أن ينصحك فريق علاقاتك العامة بصياغة بيان صحفي يتم الإعلان فيه عن مشاركتكم في الفعالية ويسلط الضوء على الحلول التي تعتزمون عرضها. استفد من اتصالات فريق علاقاتك العامة مع المنظمين للإسهاب في ذكر المحتوى الخاص بك من خلال قنوات الاتصال المختلفة، مثل النشرات الإخبارية ومواقع الويب ووسائل التواصل الاجتماعي وتوزيع الوسائط.

4. استفد من وسائل التواصل الاجتماعي: استغل إمكانات منصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك للإعلان عن مشاركتك في الفعالية، وذكر تفاصيل مشاركة اللجنة الخاصة بك، وتقديم لمحات عن التقنيات التي تجلبها معك إلى هذه الفعالية، حيث أن العديد من الحاضرين يبحثون عن تفاصيل الفعالية مسبقًا، لذا ابدأ في نشر المحتوى الخاص بك قبل شهر واحد من الفعالية.

5. شارك بنشاط خلال الفعالية: كن مستعدًا تمامًا، يوم الفعالية، للمشاركة في المناقشات والتفاعلات مع ممثلي وسائل الإعلام، حيث يتطلب إيصال رسالة عملك بنجاح وجود الجاهزية المدعومة بالإحصائيات والأرقام. وسيقوم فريقك للعلاقات العامة بدعوة الصحفيين إلى منصتكم بالمعرض، وشرح العروض التي تقدمها، وإجراء مقابلات متعددة. ولا تنس البث المباشر للفعالية باستخدام الهاشتاقات الخاصة بها؛ حيث يعد ذلك أحد الأساليب الأكثر فعالية للجمهور لتحديد موقع جناحك واكتشاف علامتك التجارية.

إن المشاركة الناجحة في الفعالية هي نتيجة للتخطيط الدقيق ولوجود فريق داعم يفهم السوق وخصائصه. ومن الضروري تطوير خطط التسويق والاتصالات المتصلة بالمعرض الذي تخطط للمشاركة فيه، حيث تعمل هذه العناصر معًا على خلق حضور لا يمحى، وتحسين التعرف على العلامة التجارية.